NOTATKI PROCUREMENT

identyfikacja potrzeb biznesowych i szacowanie wartości

identify business needs and estimate value

Określenie zakresu, czasu trwania i rodzaju umowy

Define scope, duration and type of contract

złożyć wniosek o uwzględnienie w rocznym planie zamówień

submit request for inclusion in the Annual Procurement Plan

Wniosek o wszczęcie procedury zakupowej - formularz inicjacji wewnętrznej

Procurement request - internal initiation form

jasne, kompletne, niedyskryminujące - unikaj nazw marek, chyba że po nich następuje "lub równoważne"

clear, complete, non-discriminatory - avoid brand names unless followed by "or equivalent"

jasne, kompletne, niedyskryminujące - unikaj nazw marek, chyba że po nich następuje "lub równoważne"

clear, complete, non-discriminatory - avoid brand names unless followed by "or equivalent"

kontekst, zadania i obowiązki, oczekiwane wyniki, wymagania dotyczące czasu - x dni roboczych po podpisaniu umowy

background, tasks and responsibilities, expected outputs, requirements concerning the time - x working days following signature of the contract

opis wymagań, warunki dostawy, harmonogram, ograniczenia techniczne miejsca dostawy, wymagania dotyczące usług posprzedażnych i pomocy technicznej; minimalna wymagana gwarancja

description of the requirements, conditions of delivery, schedule, technical limitations of the place of delivery, requirements concerning after-sales services and technical assistance; minimal required warranty

rozmiar ekranu, rozdzielczość Full HD lub wyższa, porty: HDMI, DisplayPort, USB-C, ergonomia, regulacja wysokości, mocowanie VESA, gwarancja: minimum 3 lata

screen size, resolution full HD or higher, ports: HDMI, DisplayPort, USB-C, ergonomics, height adjustment, VESA mount, warranty: minimum 3 years

koszty; cena jednostkowa x ilość, dostawa, instalacja, serwis pogwarancyjny korzyści: poprawa ergonomii, produktywności, kompatybilność z istniejącym systemem

costs; unit price x quantity, delivery, installation, post-warranty service Benefits: improved ergonomics, productivity, compatibility with existing system

Sprawdź: dostępność zgodnych modeli, doświadczenie dostawcy w sektorze publicznym, stabilność cen i terminy dostaw, wsparcie techniczne i warunki gwarancji.

check: availability of compliant models, supplier experience with public sector, price stability and delivery timelines, technical support and warranty conditions

wybór: doświadczenie dostawcy, stabilność finansowa //// udzielenie zamówienia: jakość techniczna, cena, warunki gwarancji, usługi wsparcia /// kryteria wykluczenia muszą być uwzględnione przez osobę prowadzącą sprawę zamówienia

selection: supplier experience, financial stability //// award: technical quality, price, warranty terms, support services /// the exclusion criteria has to be included by the procurement case handler

zakres wymagań i obowiązków lub specyfikacje techniczne, ocena kosztów i korzyści, wstępna analiza rynku, kryteria oceny. /// obowiązkowe od NP3, w procedurze NP1 PR tylko w DMS bez oceny kosztów i korzyści.

terms of reference or technical specifications, cost-benefit assessment, preliminary market analysis, evaluation criteria. /// mandatory from NP3, on NP1 procedure PR only in DMS without cost-benefit assessment

PAI 1000 (1-15 dni roboczych - w zależności od rejestracji wykonawcy w ABAC), NP1 VLVNP 15 000 (10-20 WD), NP3 LVNP 60 000 (1-3 miesiące), NP5 MVNP 143 000 (3-6m), OP RP HVP (6-9m)

PAI 1000 (1-15 working days - depending on registration of the contractor in ABAC), NP1 VLVNP 15 000 (10-20 WD), NP3 LVNP 60 000 (1-3 months), NP5 MVNP 143 000 (3-6m), OP RP HVP (6-9m)

netto i euro - W celu ustalenia: przeprowadzić odpowiednie oszacowanie potrzeb i przeprowadzić badanie rynku, uwzględnić wszystkie możliwe koszty - dostawy, instalacji, podróży, zakwaterowania,

net i euro - In order to establish: conduct a proper estimation of needs and conduct a market research, include all possible costs - delivery, installation, travel, accommodation,

całkowity czas trwania umowy, w tym wszystkie możliwe przedłużenia, wziąć pod uwagę 4 lata w przypadku dłuższych i powtarzających się usług - zaplanować FWC

total duration of the contract including all possible extensions, take into consideration 4 years for longer run and repetitive services - plan FWC

1. jeśli FWC obejmuje zakres - należy użyć zamówienia zakupu tego FWC /// 2. zdecentralizowane /// 3. inicjator operacyjny uzyskuje ofertę i negocjuje warunki

1. if FWC covers the scope - please use the purchase order of that FWC /// 2. decentralised /// 3. operational initiator obtain the offer and negotiate conditions

4. sprawdzenie z inicjatorem finansowym, czy wykonawca jest zarejestrowany w ABAC /// 5. zainicjowane przez OI poprzez zarejestrowanie w DMS /// 6. wypełnia wszystkie dane wniosku i przesyła ofertę oraz powiązaną korespondencję

4. checking with the finance initiator if the contractor is regisetred in ABAC /// 5. initiated by OI by registered in DMS /// 6. fills in all data of the request and uploads the offer and related correspondance

7. dla UE, spoza Polski przygotowuje zamówienie /// 8. definiuje etapy zatwierdzeń i uruchamia przepływ pracy /// 9. jednocześnie procesuje zobowiązanie finansowe w ABAC /// Po zatwierdzeniu przez urzędnika zatwierdzającego można zorganizować dostawę.

7. for UE, non-Polish prepares the purchase order /// 8. defines steps of approvals and launches the workflow /// 9. simultaneously proccesed with the financial commitment in ABAC /// After Authorising Officer's approval delivery can be arranged.

tylko w przypadku kontrahentów z UE, spoza Polski, gdzie zaświadczenie VAT musi być wydane w celu potwierdzenia zwolnienia z VAT. Pola do wypełnienia: kontrahent i adres, aktualność, data oferty, miejsce i data dostawy.

only in case of EU, non-Polsih contractors, where the VAT certificate must be issued to support VAT exemption. Filds to complete: contractor and address, curancy, offer's date, place and date of delivery

1. podmiot operacyjny uzyskuje ofertę i negocjuje jej warunki - prośba może być nieformalna, ale musi być udokumentowana (zwykle pocztą elektroniczną) /// 2. weryfikuje z inicjatorem finansowym, czy wykonawca jest zarejestrowany w ABAC

1. operational actor obtains the offer & negotiates it's conditions - request may be informal but must be documented (usualy e-mail) /// 2. verify with its financial initiator if the contractor is registered in ABAC

3. OA inicjuje żądanie zakupu w DMS (zapewnia wszystkie dane we właściwościach, przesyła ofertę i powiązaną korespondencję, wystawia zamówienie zakupu i dodaje dane nieskopiowane z właściwości) /// 4. definiuje kroki zatwierdzeń i uruchamia WF

3. OA initiates the procurement request in DMS (ensure all data in properties, upload the offer and related corespondance, issues the purchase order and add the non-copied from properties data) /// 4. defines steps of approvals and starts the WF